Back office aplikace

Agentury zabývající se pořádáním většího množství kongresů a konferencí mají již většinou připravenou řadu pravidel a procesů, podle kterých zajišťují řadu akcí běžících paralelně. Pro tyto případy je vhodné postavit velkou firemní back office aplikaci shromažďující informace o všech aktuálních akcích.

Jednotlivé moduly Back office aplikace zajišťují například tyto agendy:

  • správa akcí
  • správa účastníků každé akce (databáze, registrace, objednávky ubytování a spol. programu)
  • vystavování faktur
  • tiskové sestavy
  • e.mailing centrála
  • elektronické platby (on-line platební karty, identifikace bank transfer)
  • správa kontingentu ubytovacích kapacit
  • manažerské výstupy (lidské zdroje, finance)
  • projektový management akcí
  • atd.

Výhody existence velké back office aplikace pro kongresovou či cestovní agenturu jsou především

  • jednotná databáze klientů a akcí
  • možnost manažerských výstupů za celou agenturu
  • využití systému pro akce všech velikostí
  • sledování a řízení lidských zdrojů ve vztahu k projektovému managementu
  • plánování a upřesňování příjmů a výdajů, křížové financování akcí.

Tvorbě back office aplikace předchází analýza procesů a vytvoření projektu na míru. Při stavbě aplikace se vychází z velkého množství předpřipravených modulů, vždy však dochází k přizpůsobení konkrétním podmínkám zvyklostem a velikosti firmy.

Všechny velké aplikace jsou stavěny modulárně aby se zjednodušila údržba a další rozvoj. Každou analýzu tvoří alespoň dva analytici se zkušeností z oboru.