Back office aplikace
Agentury zabývající se pořádáním většího množství kongresů a konferencí mají již většinou připravenou řadu pravidel a procesů, podle kterých zajišťují řadu akcí běžících paralelně. Pro tyto případy je vhodné postavit velkou firemní back office aplikaci shromažďující informace o všech aktuálních akcích.
Jednotlivé moduly Back office aplikace zajišťují například tyto agendy:
- správa akcí
- správa účastníků každé akce (databáze, registrace, objednávky ubytování a spol. programu)
- vystavování faktur
- tiskové sestavy
- e.mailing centrála
- elektronické platby (on-line platební karty, identifikace bank transfer)
- správa kontingentu ubytovacích kapacit
- manažerské výstupy (lidské zdroje, finance)
- projektový management akcí
- atd.
Výhody existence velké back office aplikace pro kongresovou či cestovní agenturu jsou především
- jednotná databáze klientů a akcí
- možnost manažerských výstupů za celou agenturu
- využití systému pro akce všech velikostí
- sledování a řízení lidských zdrojů ve vztahu k projektovému managementu
- plánování a upřesňování příjmů a výdajů, křížové financování akcí.
Tvorbě back office aplikace předchází analýza procesů a vytvoření projektu na míru. Při stavbě aplikace se vychází z velkého množství předpřipravených modulů, vždy však dochází k přizpůsobení konkrétním podmínkám zvyklostem a velikosti firmy.
Všechny velké aplikace jsou stavěny modulárně aby se zjednodušila údržba a další rozvoj. Každou analýzu tvoří alespoň dva analytici se zkušeností z oboru.